ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزی درس آموخته‌های حاصل از پروژه ﮐﻪ در ﺧﻼل ﭘﺮوژه به وجود ﻣﯽآﯾﺪ، در صورت انتقال به سایر پروژه‌ها می‌تواند منجر ﺑﻪ ﮐﺎﻫﺶ انواع رﯾﺴﮏها در ﭘﺮوژهﻫﺎی آﺗﯽ شود.
ﭘﺮوژهﻫﺎی اجرا شده، ﺗﻼﺷﯽ منحصربه‌فرد و ﯾﮕﺎﻧﻪاﻧﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ ﺑﺮرﺳﯽ آن‌ها ﻣﯽﺗﻮان ﺑﻪ ﺷﺒﺎﻫﺖﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد آن‌ها در دﻧﯿﺎی اﺟﺮا پی برد. ﯾﮑﯽ از ارزﺷﻤﻨﺪﺗﺮﯾﻦ داراﯾﯽﻫﺎی ﻣﻮﺟﻮد قابل‌تسخیر در پروژه‌ها، داﻧﺶ ایجاد شده در ﺣﯿﻦ اﺟﺮای پروژه اﺳﺖ. اﯾﻦ داﻧﺶ در ﺻﻮرت وجود فرآیند کسب مناسب، ﻣﯽﺗﻮاﻧﺪ ﺑﻪﻋﻨﻮان ﻣﻨﺒﻌﯽ ﻣﻄﻠﻮب ﺑﺮای ﻫﺪاﯾﺖ ﭘﺮوژهﻫﺎی آﺗﯽ مورد استفاده ﻗﺮار ﮔﯿﺮد.
برای مطالعه بیشتر در این زمینه تا انتهای مطلب با مشاوره مهندسی نداک همراه باشید.
یک ضرب‌المثل قدیمی این گونه بیان می‌کند: “تجربیات گذشته ما درسی برای آیندگان است.” این ضرب‌المثل را می‌توان در هر بعد از زندگی به کار گرفت و از آن نفع برد.
امروزه، دنیای کسب‌و‌کار به سرعت در حال تغییر و تحول است و در این بین مدیریت پروژه به‌عنوان یک رشته کاربردی اهمیت خود را به نمایش گذاشته است. فعالان و متخصصان این رشته، مسئولیت‌های مهمی از جمله برنامه‌ریزی، هدایت و کنترل چالش‌ها را بر عهده دارند و رویارویی با چنین موقعیتهایی موجب می‌شود تا این افراد در حیطه کاری خود بسیار باتجربه و توانا شوند.
از این رو، بررسی پروژه‌های قبلی و بکارگیری تجارب گذشتگان یکی از اجزای کلیدی موفقیت در سازمان است. تجزیه و تحلیل درس آموخته‌هایی که از پروژه‌های گذشته بجا مانده است، به مدیران اجازه می‌دهد تا پروژه‌ها را روان‌تر، سریع‌تر و با مشکلات کمتری به اتمام برسانند. این درس آموخته‌ها بخش بسیار ارزشمندی از هر پروژه را تشکیل می‌دهند که باید به دقت تجزیه و تحلیل شده تا در آینده برای توسعه بیشتر مورد استفاده قرار گیرند.
طبق راهنمای استاندارد PMBOK، دانش به دست آمده در طول یک پروژه را درس آموخته پروژه می‌نامیم. این درس آموخته‌ها به مدیران نشان می‌دهند که چطور پروژه‌های پیش رو یا آینده را به بهترین شکل و با بیشترین میزان بهره‌وری انجام دهند.
این یادگیری در هر نقطه و مسیر از پروژه ممکن است اتفاق بیفتد و لازم است که تمامی آن‌ها ثبت و به دقت ارزیابی شوند. این درس آموخته‌ها در واقع تجربیات بسیار ارزشمندی هستند که در طی یک پروژه و طی مشاهدات تیمی حرفه‌ای به دست آمده‌اند. آن‌ها به مدیران پروژه، اعضای تیم، رهبران و سایر ذینفعان اجازه می‌دهند تا تعیین کنند کدام فرآیندها نیاز به بهبود داشته و چگونه می‌توان یک مشکل را به بهترین نحو حل کرد. در نتیجه، این درس آموخته‌ها به طرز شگفت‌انگیزی بر گردش کار پروژه تاثیر گذاشته و نتایج حاصل را باکیفیت می‌سازند.
یادگیری درس آموخته‌های یک پروژه در طی و پایان یک پروژه با اهداف خاص و مهمی انجام می‌شود. از جمله مهم‌ترین این اهداف می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
۱- اجتناب از اشتباهات
درس آموخته‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا اشتباهات پروژه‌های قبلی را شناسایی کرده و تا حد امکان از آن‌ها اجتناب ورزند. با مستندسازی این اشتباهات در اسناد درس آموخته‌ها می‌توان از تکرار آن‌ها جلوگیری کرد تا پروژه‌های آینده با سهولت و بهره‌وری بیشتری انجام شوند. این کار باعث تضمین موفقیت پروژه و بهبود نتایج می‌شود.
۲- بهینه‌سازی پروژه
مدیران می‌توانند با تجزیه و تحلیل درس آموخته‌ها رویه و رویکرد اجرای پروژه را بهبود بخشند. این درس آموخته‌ها به مدیران نشان می‌دهند که چه ابزارها و تکنیک‌هایی برای پروژه نتایج مثبتی به ارمغان آورده و کدام یک بهره‌وری را کاهش دادند. در نتیجه، آن‌ها می‌توانند تصمیمات بهتری برای پروژه‌های پیش رو اتخاذ کنند.
۳- بهبود مهارت‌ها
موفقیت و شکست‌های پروژه‌های قبلی به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تجارب ارزشمندی کسب کنند. در نتیجه آن‌ها می‌توانند مهارت‌ها و دانش خود را تقویت کرده و پروژه‌های سازمان را با موفقیت مدیریت کنند.
۴- تضمین موفقیت
با کمک درس آموخته‌ها، مدیران پروژه خود را برای چالش‌ها و خطرات احتمالی آماده می‌کنند. این آمادگی شامل بکارگیری استراتژی‌های موثرتر و برنامه‌های آگاهانه‌تر است که سبب افزایش احتمال موفقیت پروژه می‌شود.
۵- اشتراک‌گذاری دانش
مستندسازی و اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها به تمامی افراد سازمان اجازه می‌دهد که تجربیات ارزشمندی را کسب کنند. در نتیجه افراد تیم با یکدیگر همکاری کرده و پروژه به طور موثر پیش خواهد رفت.
۶- محرک رشد
ارزش درس آموخته‌ها برای مدیران پروژه بسیار زیاد است زیرا باعث رشد شخصی و حرفه‌ای آن‌ها می‌شود. با کمک این تجربیات، مدیران می‌توانند مهارت‌های جدید را در کوتاه‌ترین زمان کسب کرده تا سازمان را به شیوه مؤثرتری رهبری کنند.
چرا درس آموخته‌های پروژه در مدیریت پروژه نقشی حیاتی دارند؟
همانطور که گفته شد، درس آموخته‌ها در مدیریت پروژه از اهمیت زیادی برخوردار هستند؛ زیرا به حل چالش‌ها کمک کرده و تغییرات مثبتی را در سازمان ایجاد می‌کنند. مدیر پروژه می‌تواند با تجزیه و تحلیل این درس آموخته‌ها دریابد که چه اقداماتی برای پروژه مفید و کدام یک فاقد اثر لازم بوده‌اند. به طور کلی، موارد زیر اهمیت وجود درس آموخته‌ها را توضیح می‌دهند:
انواع دروس آموخته شده در مدیریت پروژه
۱- آموخته‌های عملی
این مدل از درس آموخته‌ها مرتبط با برنامه‌ریزی و اجرای پروژه، مدیریت ریسک، ارتباطات و کنترل کیفیت هستند. این دسته از درس آموخته‌ها کمک می‌کنند تا بهترین شیوه‌ها و روش‌ها برای مدیریت پروژه اتخاذ شوند.
۲- آموخته‌های مرتبط با ذینفعان
این درس آموخته‌ها شامل چگونگی درک و برآورده ساختن انتظارات و نیازهای ذینفعان پروژه است. با کمک این درس آموخته‌ها افراد سازمان می‌آموزند تا چگونه رضایت افراد ذی‌نفع را جلب کرده و موفقیت پروژه را تضمین کنند.
۳- آموخته‌های سازمانی
این دروس بر مفاهیم گسترده پروژه در سازمان متمرکز می‌شوند. موضوع این درس آموخته‌ها می‌تواند راجع به فرهنگ سازمانی، تخصیص منابع، سازماندهی شرکتی یا همسویی استراتژیک باشد.
۴- آموخته‌های فنی
این دسته از درس آموخته‌ها بر جنبه‌های فنی پروژه مانند مدیریت فناوری، ملاحظات طراحی و روش‌های توسعه تمرکز دارند. این دروس توضیح می‌دهند که چگونه می‌توان ابزارها، فرآیندها و تکنیک‌ها را در پروژه بهبود بخشید.
۵- آموخته‌های تیمی و بین فردی
این گروه از درس آموخته‌ها بهترین ساختار تیم، سبک رهبری، روش حل مشکلات و استراتژی ارتباطی را توضیح می‌دهند تا کار تیمی را در طی پروژه بهبود بخشند.
۶- آموخته‌های مدیریت ریسک
این درس آموخته‌ها به شناسایی و کاهش خطرات و چالش‌ها در طی پروژه می‌پردازند. تکنیک‌های موثر ارزیابی ریسک، رویکردهای حل مسئله و برنامه‌ریزی احتمالی از موضوعات مهم این دسته از آموخته‌ها هستند.
این فرایند شامل پنج مرحله مهم است که یک مدیر پروژه موفق باید به آن‌ها واقف باشد.
۱- شناسایی: در مرحله اول، مدیران پروژه و اعضای تیم باید درس آموخته‌های مهم را در طی یک پروژه شناسایی کنند. در واقع آن‌ها تمام فرصت‌هایی که می‌توانند برای ارتقای شرکت استفاده شوند را یادداشت می‌کنند. این شناسایی ممکن است در طی پروژه یا پس از اتمام آن اتفاق بیفتد و این موضوع معمولاً به درجه سختی پروژه وابسته است.
این شناسایی از طرق مختلف مانند نظرسنجی، مصاحبه و بحث‌های تیمی صورت می‌گیرد. به طور کلی، نظرسنجی محبوب‌ترین روش بین مدیران پروژه است تا درس آموخته‌ها را شناسایی کنند. در طی این روش، یک فرم نظرسنجی برای تمامی اعضای تیم ارسال شده تا آن‌ها سوالات مختلف و مرتبط با پروژه را پاسخ دهند و اضافه کنند که طی روند پروژه چه چیزی آموخته‌اند.
پس از آن، شرکت کنندگان به یک جلسه دعوت می‌شوند تا نظرات خود را به اشتراک گذاشته و راجع به آموخته‌های خود توضیحات شفاف‌تری ارائه دهند.
۲- مستندسازی: در مرحله دوم، تمامی درس آموخته‌ها جمع‌آوری شده و در قالب یک سند به تمامی اعضای تیم ارائه می‌شود. اعضا این سند را به دقت مطالعه کرده تا صحت و درستی آن را با توجه به مشاهدات پیشین خود تایید کنند. پس از تایید اطلاعات، تمامی درس آموخته‌ها، جزئیات پروژه و هر گونه اطلاعات مهم بطور دقیق مستند شده و یک نسخه از آن برای تمامی ذینفعان ارسال می‌شود.
۳- تجزیه و تحلیل: پس از شناسایی و مستند کردن درس آموخته‌ها، نوبت به مهم‌ترین مرحله یعنی تجزیه و تحلیل اطلاعات می‌رسد. برای درک بیشتر، این درس آموخته‌ها باید سازماندهی شوند تا تمامی افراد سازمان بتواند به سهولت آن‌ها را درک و از آن‌ها استفاده کنند. به طور معمول، مدیر پروژه و تیم او مسئولیت این مرحله را عهده‌دار می‌شوند.
آن‌ها موظفند تا تمامی الگوها، علت‌های ریشه‌ای مشکلات و فرصت‌های بالقوه پروژه را شناسایی کرده و با توجه به درس آموخته‌ها، راه‌حل و شیوه‌هایی اثربخش ارائه دهند. به‌عنوان مثال، مدیر پروژه باید علت ریشه‌ای و اصلی مشکلی را که در طی پروژه رخ داده به دقت شناسایی کند. پس از آن، راه‌حلی که بهتر بود برای حل مشکل استفاده شود توضیح داده شده تا سازمان در آینده مرتکب این اشتباه نشود و فرایندها بهبود پیدا کنند.
۴- ذخیره‌سازی: پس از این که درس آموخته‌ها تجزیه و سازماندهی شدند، باید آن‌ها را در جایی امن ذخیره کرد زیرا در آینده دوباره به آن‌ها رجوع خواهد شد. این گزارش‌ها و اسناد باید در دسترس تمام اعضای تیم باشند، به همین علت آن‌ها را در یک مخزن اطلاعات مشترک نگهداری می‌کنند تا در صورت نیاز تمامی افراد از آن‌ها استفاده کنند.
۵- بازیابی: ذخیره کردن درس آموخته‌ها اهمیت فراوانی دارد اما مهم‌تر از آن این است که این اطلاعات هیچوقت گم یا نابود نشوند. ذخیره این اسناد باید به گونه‌ای صورت گیرد تا علاوه بر دسترسی آسان، به راحتی بازیابی شوند.
به‌عنوان مثال، ذخیره این اطلاعات در یک پایگاه داده قابل جست‌وجو روشی مطمئن و امن است که بتوانید هر چیزی را که لازم است به راحتی جست‌وجو کنید. اکثر درایوهای اینترنتی مانند گوگل درایو قابلیت جست‌وجو بر اساس کلمات کلیدی دارند.
روش‌های مختلف برای شناسایی درس آموخته‌ها کدامند؟
دقت کنید که شناسایی درس آموخته‌ها یک فرآیند مستمر در طول پروژه است و ضبط آن‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است.
همانطور که گفته شد، نظرسنجی محبوب‌ترین روش برای جمع‌آوری و شناسایی درس آموخته‌ها به خصوص در تیم و سازمان‌های بزرگ است. سوالات نظرسنجی می‌توانند در رابطه با مدیریت پروژه، منابع، ارتباطات و غیره باشند. هر کدام از این موضوع‌ها می‌توانند به زیرشاخه‌های جزئی‌تری تقسیم شوند تا نتایج بهتری را به خصوص در رابطه با پروژه‌های خاص ارائه دهند.
پس از اتمام و همچنین در حین پروژه، واجب است که جلساتی بین مدیر و اعضای تیمش برگزار شود. طی این جلسات، تمام ابعاد پروژه بررسی می‌شوند و اعضاء در رابطه با این که انجام چه کارهایی صحیح و چه کارهایی غلط بوده بحث می‌کنند. این نشست‌ها فرصت خوبی به مدیر می‌دهد تا تمامی اشتباهات را مرور کرده و درس آموخته‌ها را مکتوب سازد. به خاطر داشته باشید که برگزاری این جلسات در زمانی که پروژه هنوز پایان نیافته نیز مهم است؛ زیرا در پایان کار بسیاری از درس آموخته‌ها فراموش می‌شوند.
این روش، مناسب تیم‌های کوچک است که در آن‌ها اعضاء و مدیر پروژه به خوبی از یکدیگر شناخت دارند. در این نشست‌ها، مدیر به صورت خصوصی با هر یک از اعضاء صحبت می‌کند و از درس آموخته‌های آن‌ها در طی پروژه می‌پرسد. در این روش اعضا، با آرامش بیشتری نظر خود را بیان می‌کنند زیرا زمان بیشتری به هر شخص اختصاص داده می‌شود.
در این روش مدیر، جلسات متعددی را طی هفته برنامه‌ریزی می‌کند و حتی ممکن است این جلسات روزانه برگزار شوند. در طی این نشست‌ها، مدیر اعضاء را تشویق کرده تا درس آموخته‌های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند، به خصوص آموخته‌هایی که اخیرا یاد گرفته‌اند.
مدرن‌ترین روش برای جمع‌آوری و ضبط درس آموخته‌ها استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط است. نرم‌افزارهای متمرکز زیادی وجود دارند که قابلیت ثبت و پیگیری درس آموخته‌ها را برای سازمان‌ها فراهم می‌سازند. در طی پروژه، مدیر می‌تواند فضایی امن ایجاد کرده که در آن تمامی اعضا درس آموخته‌های خود را ثبت و صحت آن‌ها را بررسی کنند. همچنین می‌توان تاریخ، برچسب و دیگر جزئیات مهم را به این درس آموخته‌ها اضافه کرد تا بازدهی بیشتری برای پروژه‌های آینده داشته باشند.
گامهای تهیه سند از درس آموخته‌های پروژه
با توجه به گام سوم که بالاتر گفته شد، مراحل تهیه سند از درس آموخته‌های پروژه را می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:
اسناد مرتبط با درس آموخته‌ها باید شامل چه مواردی باشند؟
همانطور که بالاتر اشاره شد، مستندسازی مرحله سوم و یکی از مهم‌ترین گام‌ها در فرآیند مدیریت درس آموخته‌ها می‌باشد. این اسناد به تیم‌ها کمک می‌کنند تا نظارت بهتری بر پروژه‌ها داشته باشند، دقیق‌تر تجزیه و تحلیل کنند، و بهره‌وری پروژه‌ها را به حداکثر برسانند. به طور معمول این اسناد باید شامل موارد زیر باشند:
پس از تکمیل پروژه، مدیران اغلب کارگاه‌هایی برگزار می‌کنند که در آن‌ها بازخورد و نظر اعضای تیم در رابطه با پروژه بیان می‌شود. در این مرحله وجود اسناد درس آموخته‌ها کمک می‌کنند تا تحلیل‌ها و بازخوردهای حرفه‌ای تری در کارگاه‌ها ارائه شوند.
دانلود هر آن چه که نیاز است در رابطه با درس آموخته پروژه بدانید!
حجم فایل:
دیدگاهتان را بنویسید