از استخراج دانش می‌توان به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اجزای مدیریت دانش نام برد که امروزه در اکثر سازمان‌ها استفاده می‌شود. استخراج دانش، کلید طلایی در فرآیند مدیریت دانش محسوب شده و یادگیری آن برای تمامی مدیران دانش ضروری است.
برای مطالعه بیشتر در این زمینه تا انتهای این مطلب با مشاوره مهندسی نداک همراه باشید.
استخراج دانش (Knowledge Extraction) به فرآیندی گفته می‌شود که در طی آن اطلاعات مهم و با ارزش از افراد سازمان، اسناد و غیره استخراج و ذخیره شده تا برای حل چالش‌ها و مشکلات آینده سازمان استفاده شوند. متخصصان تمامی این اطلاعات استخراج شده را به دقت شناسایی و ارزیابی کرده تا آن‌ها را به دانش عملی در سازمان تبدیل کنند.
این دانش نهفته باید جذب و بکار گرفته شود تا بهره‌وری و کارایی با هدف توسعه سازمان افزایش یابد.
استخراج دانش چه مزایایی برای سازمان دنبال دارد؟
استخراج دانش از خبرگان باید به چه صورت انجام بگیرد؟
یکی از مهم‌ترین اهداف فرایند استخراج دانش، تبدیل دانش ضمنی خبرگان به دانش آشکار است. این دانش برای سازمان بسیار حیاتی بوده زیرا که می‌تواند از آن برای حصول موفقیت در فعالیت‌ها و پروژه‌های آینده استفاده کند. به طور خلاصه، استخراج دانش از خبرگان کمک می‌کند تا این اطلاعات از افراد در شرف بازنشستگی و ماهر، ثبت و ساده‌سازی شود تا دیگر کارکنان از آن به بهترین شکل بهره ببرند.
در طی این فرآیند شش نکته مهم باید در نظر گرفته شود:
روش‌های استخراج دانش ضمنی کدامند؟
دانش ضمنی همان اطلاعاتی است که در مغز خبرگان وجود دارد که در طی چندین سال تجربه به دست آمده است. بیان این نوع دانش دشوار است و به همین علت واجب است که آن را استخراج کرده و به دانش صریح و قابل درک تبدیل نمود. استخراج دانش ضمنی اهمیت فراوانی دارد زیرا که می‌تواند خرد و بینش شخصی هر کدام از خبرگان را به راحتی توضیح داده و برای آیندگان ذخیره کند.
برای استخراج دانش ضمنی باید وقت و انرژی فراوانی صرف کرد. روش‌های زیادی مانند پرسش‌نامه و یا مصاحبه با خبرگان وجود دارند تا بتوان این اطلاعات مهم را از این متخصصان استخراج و آن‌ها را به بهترین نحو استفاده کرد.
به طور کلی فرآیند استخراج و کسب دانش پنج مرحله اصلی و مهم دارد که باید به دقت رعایت و بکار گرفته شوند.
۱. جمع‌آوری اطلاعات: برنامه‌ریزی برای استخراج دانش اولین قدم در این فرآیند است. چه منابعی را برای استخراج دانش در دسترس دارید؟ قصد دارید از چه تکنیک‌هایی برای استخراج دانش استفاده کنید؟ اطلاعات استخراج شده را به چه صورت نگهداری خواهید کرد؟
شناسایی داده‌ها، راه‌حل‌ها و منابع موجود بر کیفیت و دقت این روند تاثیر بسیار زیادی دارد؛ در نتیجه مهم است که این مرحله به درستی انجام شود.
۲. سازماندهی اطلاعات: داده‌هایی که بطور موثر سازماندهی نشده‌اند نمی‌توانند برای کارکنان مفید باشند. در نتیجه لازم است آن‌ها به خوبی مرتب و ذخیره شوند. فناوری‌های زیادی برای تحقق این هدف وجود دارند که سازمان‌ها از آن‌ها برای مرتب کردن اطلاعات استخراج شده استفاده می‌کنند.
۳. جمع‌بندی: در این مرحله دانش استخراج شده قابلیت استفاده پیدا می‌کند. این داده‌ها و اطلاعات در قالب جداول و نمودارهای مختلف خلاصه و به کارکنان ارائه می‌شوند.
۴. پیاده‌سازی: دانش استخراج شده در سازمان استفاده می‌شود تا به توسعه و پیشرفت آن کمک کند. در این مرحله الگوهای تکراری کشف شده و برای حل آن‌ها از دانش استخراج شده کمک می‌گیرند.
۵. آزمودن: در این مرحله کاربرد دانش استخراج شده آزموده می‌شود و در صورت تایید نهایی، آن را ذخیره می‌کنند تا در آینده مورد استفاده قرار گیرد.
تکنیک‌های کلیدی استخراج دانش کدامند؟
تکنیک ایجاد پروتکل: این دسته از تکنیک‌های استخراج دانش، پروتکل‌ها و مجموعه قوانین مشخصی را در سازمان پیاده‌سازی می‌کنند تا با استفاده از آن‌ها دانش لازم استخراج شود. سه مورد زیر از جمله محبوب‌ترین روش‌ها هستند:
تکنیک تحلیل پروتکل: پس از پیاده‌سازی دستورالعمل‌های مشخص، لازم است این دسته از تکنیک‌ها را بکار گرفته و اطلاعات استخراج شده را تجزیه و تحلیل کرد. مفاهیم، ویژگی‌ها، ارزش‌ها و الگوهای دانش استخراج شده از جمله مواردی هستند که در حین اجرای این دسته از تکنیک‌های استخراج دانش مورد بررسی قرار می‌گیرند.
تکنیک ایجاد سلسله مراتب: این دسته از تکنیک‌ها معمولاً در شکل نمودارهای درختی یا نردبانی ارائه می‌شوند. با استفاده از این دسته تکنیک‌ها، دانش به راحتی استخراج شده و بررسی و اصلاح آن نیز به سهولت انجام می‌گیرد. در این شرایط، دانش استخراج شده از خبرگان می‌تواند حذف، تکمیل یا مجددا طبقه‌بندی شود.
تکنیک ماتریس محور: در این تکنیک از الگوی نردبانی (کاغذی یا الکترونیکی) استفاده می‌شود تا دانش مورد نیاز را استخراج کنند. موارد مهمی مانند منابع، شیوه انجام کار، تکنیک‌های بکار گرفته شده و تمامی فاکتورهای مهمی که دانستن آن برای استخراج کامل دانش ضروری است در این ماتریس در نظر گرفته می‌شوند. بسته به اهداف و چگونگی استخراج، این ماتریس ممکن است از متون، اعداد، رنگ‌ها و نمادهایی مانند ضربدر یا تیک تشکیل شده باشد تا نتایج نهایی مفید و قابل استفاده شوند.
تکنیک گروه‌بندی کردن: با استفاده از این تکنیک مفاهیم و داده‌ها مرتب می‌شوند و این طبقه‌بندی برای درک بهتر اولویت‌ها ضروری است. در این حالت از روش‌هایی مانند مرتب‌سازی کارت‌ها (Card Sorting) که ساده‌ترین روش است، تا استخراج سه‌گانه که جزو پیچیده‌ترین روش‌ها محسوب می‌شود، برای استخراج دانش استفاده می‌شود.
تکنیک محدودسازی اطلاعات: گاهاً لازم است که اطلاعات و داده‌های در دسترس به موارد مهم و ضروری محدود شوند. این یک تکنیک بسیار کارآمد برای استخراج دانش کلیدی از خبرگان است که دانش لازم را به ترتیب اولویت استخراج می‌کند.
تکنیک نمودار محور: در این تکنیک نمودارهای شبکه‌ای نقش اصلی را در طی فرآیند استخراج دانش بر عهده دارند. این نمودارها می‌توانند شامل نقشه‌های مفهومی، نقشه‌های پردازشی و شبکه‌های انتقال باشند که نقش بسیار مهمی در مدل‌سازی دانش استخراج شده ایفا می‌کنند. شواهد تجربی نشان می‌دهد که استفاده از نقشه‌های مفهومی نسبت به توضیحات زبانی تکنیک بسیار مؤثرتری برای انتقال دانش استخراج شده به دیگر کارکنان سازمان است.
چگونه می‌توان تکنیک‌های استخراج دانش را در سازمان بکار گرفت؟
پس از درک مفهوم تکنیک‌های استخراج دانش، لازم است که آن‌ها را با موفقیت در سازمان پیاده کرد.
یکی از مهم‌ترین مراحل برای استخراج دانش، مصاحبه اولیه با خبرگان است. همانطور که گفته شد، این مصاحبه می‌تواند سازمان یافته، نیمه سازمان یافته و یا سازمان نیافته باشد. در طی مصاحبه اولیه استخراج دانش دو نکته حائز اهمیت وجود دارد که باید رعایت شود.
نیاز است که هدف مصاحبه استخراج دانش از پیش تعیین شود و موارد کلیدی به خبرگان از پیش توضیح داده شده باشد. به طور کلی فرآیند مصاحبه با خبرگان باید به صورت زیر هدایت شود:
پس از برگزاری مصاحبه اولیه استخراج دانش، لازم است که اسناد و مکتوبات مربوط به آن‌ها را دانش‌نویسی و تجزیه و تحلیل کنید؛ مفهوم استخراج شده را طبقه‌بندی کرده و یک مجموعه سوالات مرتبط به هر طبقه تهیه کنید تا روند استخراج دانش به طور مؤثرتری انجام گیرد.
پس از طرح سوالات بنیادی، مصاحبه نیمه سازمان یافته را با فرد خبره ادامه دهید تا یک خروجی ساختارمند داشته باشید.
پس از اتمام مرحله قبل، اطلاعات جدید را با استفاده از دستورالعمل‌های از قبل تعیین شده رونویسی و تجزیه تحلیل کنید. در این مرحله لازم است ویژگی‌ها، ارزش‌ها و قوانینی که فرد خبره به آن‌ها اشاره کرده بود استخراج و تحلیل شوند.
در مرحله بعدی لازم است اطلاعات استخراج شده در شکل‌های مختلف طبقه‌بندی شوند. این الگوهای استخراج دانش می‌توانند اطلاعات حاصل را به طور منظم مستند سازند.
پس از ایجاد مدل‌های استخراج دانش، بار دیگر به فرد خبره اجازه دهید که توضیحات خود را گسترش داده و تصحیح کند.
این مراحل باید تکرار شوند تا زمانی که مهندس دانش و فرد خبره از نتایج غایی رضایت داشته باشند.
در مرحله آخر، اعتبار دانش استخراج شده را با دیگر متخصصان بررسی کرده و اصلاحات لازم را به عمل آورید.
چه منابعی برای استخراج دانش موجود هستند؟
مهندسان و مدیران دانش ممکن است از منابع مختلفی برای استخراج دانش استفاده کنند. این منابع بسته به اهداف و شرایط، از سازمانی به سازمان دیگر متفاوتند اما به طور کلی پنج منبع مهم وجود دارد. این پنج منبع عبارتند از:
منبع: مشاوره مهندسی نداک
دانلود استخراج دانش چیست؟ تعریف، روش‌ها و فرآیند استخراج دانش
حجم فایل:
دیدگاهتان را بنویسید