نرم افزار مدیریت دانش و مولفه فناوری اطلاعات، یکی از مولفه‌های مدیریت دانش سازمانی می‌باشد. در این مقاله نرم افزار مدیریت دانش شرکت مشاوره مهندسی نداک، که پیشرفته ترین نرم افزار حال حاضر کشور در زمینه مدیریت دانش می‌باشد، معرفی شده و سپس مولفه فناوری اطلاعات در مدیریت دانش سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد.
با ما همراه باشید؛ شرکت مشاوره مهندسی نداک، ارائه دهنده جامع‌ترین خدمات مدیریت دانش در کشور.
نرم افزار مدیریت دانش نوعی از فناوری است که در جهت بهبود و توسعه فرایندهای مدیریت دانش و پیاده‌سازی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد. طراحی یک سیستم نرم افزاری مدیریت دانش مبتنی بر سیاست‌ها، شرایط و همچنین نیازهای یک سازمان خواهد بود. به صورت کلی، یک نرم افزار مدیریت دانش مناسب، دارای ویژگیهای زیر خواهد بود:
استفاده مناسب و کارآمد از فناوری اطلاعات و نرم افزار مدیریت دانش در سازمان، غالباً وابسته به فرهنگ و ساختار مدیریت دانش آن سازمان است. نرم افزار مدیریت دانش منجر به توسعه و بهبود اجرای برنامه مدیریت دانش در سطح سازمان خواهد شد اما باید توجه داشت که رشد تکنولوژیک و فناورانه یک سازمان به معنی پیاده‌سازی صحیح و کارآمد مدیریت دانش نخواهد بود.
فناوری اطلاعات تنها یک جنبه از برنامه مدیریت دانش سازمان خواهد بود و صرفاً یک زیرساخت فنی است که علاوه بر آن، باید به جنبه‌های اجتماعی و مدیریتی نظیر فرهنگ و ساختار سازمانی نیز توجه نمود.
نرم افزار مدیریت دانش شرکت مشاوره مهندسی نداک، نرم افزاری مبتنی بر وب است که برای هر سازمان، با توجه به شرایط و احتیاجات خاص آن سازمان تطبیق داده می‌شود. این نرم افزار با توجه به شرایط و نیازهای خاص سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی و با در نظر گرفتن انواع قابلیتهای سیستمهای مطرح مدیریت دانش در دنیا طراحی شده است.
برخی از ویژگیهای کلی این نرم افزار به شرح ذیل است:
در ادامه به برخی از ماژول‌های اصلی نرم افزار مدیریت دانش شرکت مشاوره مهندسی نداک اشاره شده است:
“زیرسیستم مدیریت دانایی”
زیرسیستم مدیریت دانایی به‌منظور جمع‌آوری، ارزیابی و طبقه‌بندی، بکارگیری و پاداش‌دهی دانش‌های پرسنل سازمان طراحی شده است. این زیرسیستم شامل ماژول‌های ثبت دانش، ارزیابی دانش، جستجوی دانش و همچنین ماژول ارائه نظر بر روی دانش است.
از جمله ویژگیهای این زیرسیستم، ثبت فرمت‌های ثبت دانش و امکان ارزیابی دانش چه از جنبه ظاهری – شکلی و چه از جنبه محتوایی می‌باشد.
“زیرسیستم مدیریت مستندات“
زیرسیستم مدیریت مستندات این نرم افزار برای سازمان، واحدها و افراد این قابلیت را فراهم می‌نماید که کلیه مستندات سازمانی خود را وارد این نرم افزار نمایند و از امکاناتی نظیر انواع طبقه‌بندی، دسترسی آسان، جستجو و غیره استفاده نمایند.
کاربری این زیرسیستم بسیار آسان بوده و انواع تغییرات در زیرسیستم مدیریت مستندات با نظر ادمین نرم افزار قابل اعمال است.
“زیرسیستم ایجاد فروم‌های دانشی“
حجم اصلی تولید دانش در سازمان‌ها در فرایندهای جمعی صورت می‌گیرد. تولید دانش در اثر سینرژی حاصل از فعالیت‌های جمعی و توسط افراد یک تیم تولید می‌شود. زیرسیستم فروم دانشی به‌منظور حداکثرسازی مشارکت اعضای سازمان در فرایندهای جمعی طراحی شده است.
“زیرسیستم مدیریت سوالات”
زیرسیستم مدیریت سؤالات برای کارکنان سازمان این امکان را فراهم می‌آورد که در هنگام مواجه شدن با یک مشکل جدید در سازمان بتوانند از نظر و راهنمایی خبرگان آن حوزه کاری به بهترین صورت بهره‌مند گردند.
از ویژگیهای این زیرسیستم، می‌توان به امکان شناسایی بهترین پاسخ‌دهندگان، ارسال سوالات، اخذ و ارزیابی پاسخ و ارسال بهترین پاسخ‌ها برای فرد سوال‌کننده اشاره کرد.
“زیرسیستم مدیریت دانش شخصی (PKM)”
این زیرسیستم یک ابزار کاملاً شخصی در اختیار تمامی کاربران نرم افزار مدیریت دانش است. این زیرسیستم امکانات بسیار زیادی را برای کاربران فراهم می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد که صفحات دانشی شخصی خود را به هر صورت که تمایل داشته باشند، طراحی و از آن‌ها استفاده نمایند.
صفحات این زیرسیستم این امکان را برای دانشکاران فراهم می‌کند که فعالیت‌های دانشی خود را به بهترین شکل ساماندهی نمایند و ضمن استفاده بهینه از این فعالیت‌ها، امکان عرضه بهینه فعالیت‌های دانشی خود به دیگران را نیز داشته باشند.
“زیرسیستم ایجاد نقشه دانش“
نقشه دانش یکی از ابزارهای نرم افزار مدیریت دانش است که به افراد و سازمان اعلام می‌کند که چه کسی چه چیزی می‌داند و در کجای سازمان قرار دارد. نقشه دانش ابزاری ترکیبی شامل سطوح دانشی افراد در فیلدهای مختلف دانشی سازمان، تحصیلات دانشکاران، سوابق کاری افراد، مهارت‌ها و قابلیتهای آنان است.
نقشه دانش سازمان به صورت اتوماتیک و با توجه به تعاملات افراد با نرم افزار و سایر دانشکاران شکل می‌گیرد. این زیرسیستم جهت تشکیل تیم‌هایی با قابلیت‌ها و تخصص‌های خاص و یا شناسایی افرادی با ویژگیهای دانشی و تخصصی خاص کاربرد فراوان دارد.
“زیرسیستم گزارش دهی“
این زیرسیستم قابلیت دریافت انواع گزارشات را در نرم افزار مدیریت دانش برای ادمین و مدیران سازمان ایجاد می‌نماید. از طریق این زیرسیستم مدیران سازمان می‌توانند به شناسایی نقاط قوت و ضعف دانشی سازمان خود بپردازند و بدین گونه نسبت به رفع آنان اقدام نمایند.
“زیرسیستم درخواست دانشی“
این زیرسیستم به‌منظور فراهم نمودن بهترین پشتوانه‌های تصمیم‌گیری (Decision support) برای مدیران سازمان طراحی شده است.
“زیرسیستم ارتباطات“
این زیرسیستم انواع ارتباطات دانشی را میان دانشکاران ایجاد می‌نماید. در این زیرسیستم هر فرد دارای یک کارتابل شخصی است که از آن طریق قادر به ارسال و دریافت پیام خواهد بود.
“زیرسیستم پاداش‌دهی“
این زیرسیستم طی مکانیزم‌هایی خاص به محاسبه پاداش‌های دانشکارانی که انواع فعالیت‌های دانشی را در سیستم داشته‌اند می‌پردازد.
“زیرسیستم تعریف نقش‌های مختلف توسط ادمین“
به منظور افزایش کاربری سیستم، ادمین سیستم می‌تواند به تعداد نامحدود نقش تعریف نموده و میزان دسترسی هر فرد به سیستم را مشخص نماید. بر این اساس سیستم از نظر تعداد نقش‌ها و امکانات هر نقش منعطف است.
“زیرسیستم مدیریت گروه‌ها“
در این بخش امکاناتی فراهم شده است تا بتوان گروه‌های مختلف را بر مبنای هلدینگ بودن سازمان تعریف کرد. امکان تعریف دسترسی گروه‌ها به بخش‌های دانشی یکدیگر فراهم شده است؛ همچنین امکان تعریف چارت سازمانی و عضوگیری برای هر گروه به صورت مجزا وجود خواهد داشت.
فناوری اطلاعات، رکن سوم مدیریت دانش
مدیریت دانش مقوله وسیع و گسترده‌ای است که اجرا و پیاده‌سازی اثربخش و کارآمد آن نیازمند فعالیت هم‌زمان سازمان در سه مولفه “فرهنگ سازمانی”، “ساختار سازمانی” و “فناوری اطلاعات” است. فناوری اطلاعات به مجموعه ابزارها، روش‌ها و فنون تولید، پردازش، نگهداری و اشتراک گذاری اطلاعات گفته می‌شود.
فناوری اطلاعات در مدیریت دانش به‌عنوان ابزاری در نظر گرفته می‌شود که می‌تواند در ایجاد فرایندهای مدیریت دانش نقش حیاتی ایفا کند؛ به عبارت بهتر استفاده از فناوری اطلاعات موجب خواهد شد تا فرایندهای کسب دانش، ذخیره‌سازی دانش، اشتراک‌گذاری دانش و استفاده از دانش در سازمان به شکلی بهینه و کارآمدتر به اجرا درآید.
امروزه فناوری اطلاعات برای کنترل و گردآوری دانش و توسعه آن بکار می‌رود. فناوری اطلاعات، نشر و تمرکز دانش را امکان‌پذیر نموده و مدیران سطوح بالاتر سازمان را قادر می‌سازد تا اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری به دست آورند. از سوی دیگر به مدیران سطوح میانی این امکان را می‌دهد تا آگاه‌تر بوده و تصمیمات مناسب‌تری را اتخاذ نمایند.
فناوری اطلاعات به‌عنوان یک رکن مدیریت دانش، شامل کلیه رایانه‌ها، سخت‌افزارها، نرم‌افزارها و سایر ابزارهای مرتبط با تکنولوژی و فناوری است. به بیان بهتر زمانی که در مدیریت دانش از عبارت فناوری اطلاعات استفاده می‌شود، کلیه امکانات فناورانه موجود در سازمان که در جهت گردآوری، ذخیره‌سازی و بکارگیری دانش مورد استفاده قرار می‌گیرد را شامل می‌شود.
نرم افزارهای مدیریت دانش نیز یکی از انواع این فناوری‌ها هستند که نقش حائز اهمیتی در فرایند مدیریت دانش سازمان خواهند داشت. نرم افزار مدیریت دانش معمولاً به‌عنوان ابزار اصلی مدیریت دانش در یک سازمان محسوب می‌شود.
یکی از قابلیتهای قابل توجه و مهم نرم افزار مدیریت دانش شرکت مشاوره مهندسی نداک، ماژول نظام پیشنهادات این نرم افزار است. نظام پیشنهادات، یکی از کارآمدترین پایه‌های دستیابی و ایجاد بهبود مستمر در سازمان است. نظام پیشنهادات ابزاری کارآمد برای استقرار روحیه مشکل‌یابی و بهبود طلبی در کارکنان و زمینه‌ای برای گسترش یادگیری و خلاقیت آن‌ها است.
نرم افزار مدیریت دانش شرکت مشاوره مهندسی نداک، تنها نرم افزار مدیریت دانش در کشور است که نظام پیشنهادات در آن دیده شده است و نظام پیشنهادات به‌عنوان یکی از ماژول‌های این نرم افزار در نظر گرفته شده است. علاوه بر این برخی از سازمان‌ها ممکن است سامانه نظام پیشنهادات خود را داشته باشند؛ در این صورت نرم افزار مدیریت دانش نداک قابلیت اتصال به سامانه نظام پیشنهادات این سازمان‌ها را نیز دارا است.
موارد معرفی شده برخی از ماژول‌های اصلی نرم افزار شرکت مشاوره مهندسی نداک است. این نرم افزار نخستین و تنها نرم افزار مدیریت دانش در کشور است که در شرکت‌های مادرتخصصی (هلدینگ) و زیرمجموعه‌های آن نیز قابل پیاده‌سازی است. علاوه بر این، قابلیت انطباق با سیستمهای نظام پیشنهادات سازمانی در این نرم افزار وجود دارد.