طی دو دهه اخیر افزایش حجم اطلاعات و دانش سازمان و لزوم استفاده موثر از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های سازمانی، باعث توجه به مدیریت دانش شده است. مدیریت دانش مولفه‌ای است که یادگیری سازمانی را به شکلی مناسب در سطح سازمان ایجاد نموده و سازمان را تبدیل به یک سازمان یادگیرنده می‌نماید. اما مسئله‌ای که وجود دارد این است که آیا مدیریت دانش می‌تواند هر نوع سازمانی از جمله سازمان‌های پروژه محور را به یک سازمان یادگیرنده تبدیل نماید؟
سازمان‌های پروژه محور
سازمان‌های پروژه محور، همانگونه که از نام آن‌ها مشخص است، دسته‌ای از سازمان‌ها هستند که مبنای فعالیت و عملکرد آن‌ها مبتنی بر پروژه است. به عبارت دیگر یک سازمان پروژه محور سازمانی است که مدیریت بر مبنای هدف را به‌عنوان یک استراتژی سازمانی تعریف می‌کند، مجموعه‌ای از انواع پروژه‌ها را مدیریت کرده و سازمانی موقتی برای انجام فرایندهای پیچیده را ایجاد می‌نماید.
سازمان‌های پروژه محور به دو دسته تقسیم می‌شوند؛ دسته اول سازمان‌هایی است که عمده درآمد آن‌ها از اجرای پروژه و در قالب قراردادهایی موقتی برای دیگران حاصل می‌شود. دسته دوم سازمان‌هایی هستند که مدیریت بر مبنای پروژه را در راس ساختار خود قرار داده اند.
پروژه؛ عنصر اصلی پروژه محوری
بدیهی است که مولفه اصلی سازمان‌های پروژه محور، پروژه است. بر اساس تعاریف موجود، پروژه عبارت است از مجموعه فعالیت‌هایی مشخص و مرتبط که در راستای دستیابی به یک هدف ایجاد شده و در یک بازه زمانی مشخص (معمولا کوتاه مدت) انجام می‌شود. سازمان‌های پروژه محور برای پاسخ به نیاز مشتریان خود، مجموعه‌ای از افراد و متخصصان را به صورت موقت و با هدف اجرای فعالیت‌هایی مشخص در یک بازه زمانی محدود گردآوری می‌کنند که به آن پروژه می‌گویند.
با توجه به تعاریف فوق، می‌توان نتیجه گرفت که “موقتی بودن” و “مستقل بودن” دو ویژگی اصلی پروژه است. این دو ویژگی در کنار اینکه مزیت‌هایی از جمله ایجاد محیط کار پویا را به دنبال دارند، ممکن است تا در فرایند یادگیری سازمان یک مانع محسوب شوند. مستقل بودن پروژه‌ها به این معنی است که هر پروژه شامل مجموعه‌ای از اطلاعات، دانش، مهارت و تجربیات کلیدی و منحصر به فرد است. این مجموعه دارایی‌های دانشی، در فرایند اجرای پروژه و در خلال برخورد با چالش‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و اقدامات خاص آن پروژه شکل گرفته است. بنابراین بسیار کاربردی بوده و ارزشمند است.
از سوی دیگر، موقتی بودن پروژه‌ها به این معنی است که متخصصان و افراد یک پروژه، پس از اتمام پروژه از یکدیگر جدا شده و ارتباطشان با سازمان به پایان می‌رسد. گاها ممکن است که یک فرد متخصص پس از اتمام یک پروژه به صورت کلی از مجموعه خارج شده و در سایر پروژه‌ها حضور نداشته باشد. این به معنی از دست رفتن تجربه و دانش ضمنی کاربردی آن پروژه است.
این دو ویژگی باعث شده تا سازمان‌های پروژه محور، در فرایند به اشتراک گذاری دانش خود و ایجاد یادگیری از آن دارای ضعف بوده و همواره در معرض خطر از دست رفتن دانش باشند. از دست رفتن این دانش به این معنی است که تجربیات سازمان در خلال برخورد با یک چالش و فرایند حل آن، در اختیار سازمان قرار ندارد. به این ترتیب در آینده و در صورت برخورد یک پروژه به چالشی مشابه، سازمان برای حل آن مجددا ملزم به صرف زمان، هزینه، نیروی انسانی و… است.
از سوی دیگر از آنجا که تمرکز اصلی در پروژه‌ها بر روی تحویل به موقع و اتمام پروژه است، غالبا زمان و انگیزه بسیار کمی برای انتقال دانش و تجربیات افراد در آینده و حتی در فرایند اجرای پروژه وجود دارد. به عبارت بهتر علاوه بر عدم تسهیم دانش بین پروژه‌ها، دانش و تجربیات کاربردی در سطح یک پروژه نیز ممکن است به درستی بین افراد حاضر در پروژه به اشتراک گذاشته نشود.
مدیریت دانش؛ راهکاری برای یادگیری از پروژه‌ها
بر اساس موارد مطرح شده، می‌توان نتیجه گرفت که سازمان‌های پروژه محور باید از تسهیم اثربخش و یکپارچه دانش در درون و بین پروژه‌ها اطمینان یابند. مدیریت دانش راهکاری برای این مسئله است. با استفاده از تکنیک‌ها، رویکردها و ابزارهای مدیریت دانش (از قبیل مدیریت درس‌آموخته، مرور پس از عملیات، انجمن‌های خبرگی و…) در یک پروژه، دانش کلیدی پروژه گردآوری، ذخیره سازی و تسهیم خواهد شد. همچنین سازمان می‌تواند علاوه بر استفاده از آن در بطن هر پروژه، مدیریت دانش را در یک سطح بالاتر نیز به کار برده و با مدیریت و کنترل دانش پروژه‌های مختلف، فرایند یادگیری را به حداکثر برساند. به این ترتیب از دانش و تجربیات یک پروژه، به بهترین شکل ممکن در پروژه‌های مشابه آتی نیز استفاده خواهد شد.
دانلود آیا مدیریت دانش می‌تواند راهگشای سازمان‌های پروژه محور باشد؟
حجم فایل:
دیدگاهتان را بنویسید